|
摘要 高校学籍管理工作是高校基础数据的重要来源，要求必须及时、准确。学籍学历信息管理平台是教育部加强学籍管理的主要手段，它对规范和监督高校学籍管理起到重要的作用，是高校学籍管理现代化的基本标准。本文以学籍学历信息管理平台为基础提出建立学生动态电子学籍档案，改进高校的学籍管理方法。
关键词 学籍管理 学籍学历信息管理平台 电子学籍档案
高校学籍管理工作是高校教学管理的重要组成部分，是高校教务部门一项非常重要的常规性工作，是高校基础信息分析的基础来源。高校学籍是指学生经高考录取后，按规定的时间报到注册并经过入学复核后取得的合法资格。高校学籍管理是一个多方面、多层次、多角度的动态过程，它包括对学生入学资格审核，报到注册，课程成绩考核，学籍异动处理，毕业资格审核，学籍学历证书电子注册等，关系到学生学习资格、学习状态及学习结果的认定，具有很强的政策性。
高校学历证书电子注册制度是从2001年正式实施的，它是一种运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的方法，实行国家、省、学校三级管理。它是适应当前社会发展形势的合理有效的手段。2004年起教育部要求各高校的学籍管理部门利用教育部学籍学历管理网络平台对当年的录取新生进行网上数据审核工作，2005年开通了电子注册管理模块，2006年启用在校生管理模块，这些模块依然实行国家、省、学校三级管理的办法。每个高校都可以进入本校的学籍学历管理平台，将核对无误的学籍信息上传，经省、国家两级审核通过后即可在学籍学历信息网（www.chsi.com.cn）上查询。这表明教育部已加速对高校学生日常学籍管理工作进入网络化的进程。学籍学历信息平台对规范高校的学籍管理起到了监督检查的作用，学籍学历信息管理平台与学籍管理的内在关系如图1所示。从学籍学历信息管理平台的整个流程可以看出，学籍学历信息管理平台是规范高校学籍管理，监督高校依法治校的标准，各高校必须以学籍学历信息管理平台为基础，结合学校自身情况做好本校的学籍管理工作，以适应学籍管理现代化趋势的发展。
图1 学籍学历信息管理平台与学籍管理关系图
一、目前高校学籍管理存在的问题
随着高校招生规模的扩大，自1999年以来，各高校学生基数急速增加给学籍管理工作带来了极大的压力，传统的学籍管理手段遇到很多问题，工作量加强、工作难度加大，管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、实效性很难保证。因此现阶段高校学籍管理亟待解决一下几个问题。
（一）学籍管理工作不规范。学籍管理制度不健全，措施不得力，异动处理不严谨，学生信息收集不及时、不全面等。
（二）学籍管理手段落后。没有应用与学信网（www.chsi.com.cn）的学籍学历信息平台所要求的电子注册数据兼容的学籍管理信息系统。学籍管理人员的工作量大，重复性劳动繁多，无法实现校、院两级管理，工作过于集中且准确度低。
（三）学籍档案材料内容空泛。档案的整理不规范转递较为混乱，档案材料记载和整理工作滞后或没有完整记录，不能真实地反映学生的综合素质。
二、以学籍学历信息管理平台为基础建立动态的电子学籍档案
为解决各高校现阶段学籍管理中存在的普遍问题，笔者认为各高校必须以教育部电子注册要求的内容为导向，以学籍学历管理网络平台为蓝本，结合自身情况购买或自行开发“学籍管理信息系统”。该系统应满足以下几个条件：第一，必须达到与学籍学历信息平台所要求的电子注册数据兼容、减少整理数据的工作量。第二，可以实现网络查询与修改，能够建立学生动态的电子学籍档案。第三，应具备校、院两级版本，实现数据共享，分散工作强度，达到集散合理、强化数据准确度。
（一）电子学籍档案的作用。建立电子学籍档案是信息时代的要求也是高校做好学籍管理管理的需要。动态电子学籍档案是把学生的个人信息输入学籍管理信息系统，每人一条记录，每个输入的字段都可以作为查询检索的入口，通过检索就能直接在计算机或网上调阅学生的在校信息，从而能核实、确认在校学生或毕业证书的真伪，便于对学籍信息统计，保证学籍异动处理的及时、准确。提高学籍管理的工作效率。动态电子学籍档案应具备以下一些功能：①查询在校学生成绩及基本信息情况。以便于为学校领导和老师提供学生成绩及基本信息的统计数据。②毕业生的毕业证书及成绩查询。以便于社会各用人单位对学生毕业证书真假的检验及对学生在校学习成绩的审核。③对学籍异动及学生奖惩情况的查询。通过学籍管理工作的维护，保证对学生在校期间档案信息的准确、完整。并在学生毕业后将每个学生的电子学籍档案输出转交档案管理部门保管。
（二）电子学籍档案的内容。电子学籍档案应尽可能全的反映学生在校期间的真实情况，记录学生的思想、学业、体质、纪律等方面的自然情况和历史演变过程。按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中教学类档案归档范围所列学生学籍档案内容有：反映学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）、学生处分材料。笔者认为这些信息都应录入电子学籍档案，也是学籍管理信息系统得基本组成部分，是电子注册工作的依据。
三、动态电子学籍档案的建立
根据学籍档案的内容和要实现的作用，以学籍学历信息管理网络平台的数据结构为基础设计学生动态学籍档案信息数据库的基本结构，建立学生电子学籍档案数据库。学生基本信息库，必须在新生入学之日起开始建立，它主要内容包括高考考号学号、姓名、性别、身份证号码、相片、院系、专业、班级、政治面貌、身体状况、家庭地址、家庭成员情况、主要学习经历、高考成绩、联系方式、在校期间奖惩情况、学籍异动情况等。可通过以下的四个步骤完成学生基本信息库的建立。
（一）直接利用招生录取库获取考生的电子信息，这样可以免去对考生档案的录入工作大大减少学籍管理人员的工作量。
（二）入学后组织学生在网上的学籍信息确认平台上填写本人的学籍卡片信息，确认无误后提交。将电子学籍卡片输出建立原始文本学籍册。
（三）采集学生电子相片。可利用高考录取库中的图像信息，高考录取库中的图像信息是以高考考号命名的，将高考考号统一替换成学号再把学生电子相片添加到数据库中即可。同时为高考录取库中无图像信息的同学照相，采集电子相片并以学号命名。这样使电子档案更加完整完成学生入学初的电子档案建设。同时应用这些信息办理新生学生证。
（四）学生在校期间的学籍、成绩管理。运用学籍管理软件及时处理学籍异动同时更新学籍异动学生的电子学籍档案，将各类奖惩情况填入学生的电子学籍档案。学籍管理软件与学生成绩管理系统兼容，使学生在校期间成绩与电子学籍档案相连接。
（五）学生通过毕业审核后，经有关责任人确认无误后将学生的电子学籍档案输出形成原始文本档案与电子学籍档案数据一同交给学校的档案管理部门。
四、结束语
总之，学籍学历信息管理平台是教育部加强高校学籍管理工作的手段，也代表了高校学籍管理网络化的发展趋势。建立学生动态的电子学籍档案数据库是网络化时代的要求，也是高校学籍管理现代化的重要标志，使高校学籍管理工作进入科学化、信息化的时代。高校学籍管理工作是一项具体细致、可持续性的工作，还要在实践中不断吸取教训总结经验，进一步探索改进的方法。
参考文献
1.吴东升.基于网络平台下高校学籍管理工作的几点思考［J］.宿州教育学院学报，2006;（5）：47~49
2.林秀兰,朱艳.新形势下高校学籍管理探索与实践［J］.黑龙江教育（高教研究与评估）,2006;(4):77~79
3.谭明芳.谈高校动态电子学籍档案的建立［J］.南宁师范高等专科学校学报，2006;（2）：117~119
|
用户登录 
新用户注册 
网友评论：（只显示最新10条。评论内容只代表网友观点，与本站立场无关！） 
建议浏览分辨率：1024*768