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| 信息时代会计工作的变化 | |||||
作者：佚名 论文来源：本站原创 点击数： 更新时间：2008-10-5  |
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[关键词] 信息化；会计工作；影响 21世纪是信息技术飞速发展的时代，随着计算机技术、网络技术、数据库管理系统日新月异的发展，企业管理全面进入信息化成为必然。作为企业管理的一个重要组成部分，会计工作势必为适应新形势的发展而做出必要的改变，笔者拟对信息时代会计工作的变化做出展望。 一、会计业务处理程序发生变化 （一）手工方式下会计业务处理程序 手工方式下，出于保证会计核算质量、提高会计工作效率、降低会计核算成本等方面的考虑，会计人员设计了多种不同的核算形式，如记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记总账核算形式等等。各种会计核算形式虽各有特点，但都遵循一个基本的业务处理程序： 第一步，根据原始凭证或原始凭证汇总表，编制记账凭证； 第二步，根据记账凭证，登记现金日记账和银行存款日记账； 第三步，根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证，登记各种明细账； 第四步，根据记账凭证，或先将记账凭证按一定方式汇总后，据此登记总分类账； 第五步，月末，将日记账和明细分类账与总分类账的有关核算指标进行核对； 第六步，月末，根据总分类账和明细分类账的资料编制会计报表。 在手工方式下，上述基本的业务处理程序经过多年的检验，证明是有其存在的必然价值的。但是笔者认为在信息化环境下，上述会计业务处理程序势必发生改变。 （二）信息时代会计业务处理程序 信息化环境下，会计业务的处理将极大简化成根据原始凭证或原始凭证汇总表直接登记日记账、明细账；根据原始凭证直接编制会计报表。至于编制记账凭证、登记总账、账账核对等业务处理则全部取消，会计报表的编制也不必等到月末定期进行，而达到全面的实时化处理。 1.取消编制记账凭证 通过手工方式下的会计业务处理程序可以看出，会计原始信息保存在原始凭证上，编制记账凭证只是会计信息的一次转抄，借助于记账凭证，将信息转移到日记账、明细账和总账中。目的是为了减轻会计人员登记账簿的工作量和便于登记账簿，以免因工作负荷太大而造成大量差错的发生。信息化环境下，这种转抄就没有任何意义了：首先，登记账簿是由计算机自动完成的，计算机不会产生人为计算错误；其次，随着电子商务的普及，企业大量的原始凭证是以电子数据的方式存在，企业没有必要再把电子数据进行一次不必要的转换；再者，编制记账凭证会占用大量的计算机内外存空间；最后，编制记账凭证会增加会计人员工作量，增加差错出现的几率。如何在没有记账凭证的情况下将原始凭证上的信息转移到账簿上呢？笔者认为可以区分情况采用如下方式进行：（1）以电子数据形式存在的原始凭证，不论是自制的原始凭证还是外来的原始凭证，可以采用在原始凭证上自行增加会计科目的方式进行。随着企业管理软件的进一步发展，在原始凭证上保留自定义空间成为必然和可能，企业可以在原始凭证的自定义空间自行增加借贷方会计科目及金额栏，将有关数据填上即可作为登记账簿的依据了。企业也可以根据预测、决策的需要，直接在原始凭证的自定义区间增加其他栏目。（2）以纸介质形式存在的原始凭证，如果是企业常用的原始凭证，则可以在软件系统中通过自定义方式设计好凭证格式，然后将数据转移到设计好的原始凭证中即可；如果是企业不常用的原始凭证，为了简化操作，可以采用通用原始凭证格式，记录基本信息即可。 取消编制记账凭证，可以大大减轻会计人员的工作量，降低差错出现几率，加快信息的传递时间，节约打印记账凭证的费用和时间，不论对企业还是对国家，都是有利而无害的。相信随着信息时代的到来，这种改变肯定会发生的。 2.取消总账及账账核对 手工方式下登记总账，也是一次信息的转抄工作，主要目的是为了进行账账核对而避免会计差错，以及便于编制会计报表。如前所述，信息化环境下，信息的转移都是由计算机自动完成，登记账簿，不论是总账、日记账还是明细账，其数据源都是唯一的，总账和日记账、总账和明细账所保存的信息都是一样的。因此总账信息对于企业而言就属于冗余信息，或称为非独立信息，已经没有存在的价值。另外，信息化环境下，编制报表不再是直接在相关栏目上填列数据，而是通过定义公式的方式产生数据，只要把数据公式定义好，计算机自动按照定义好的公式到相关数据库文件中取数。通过上述分析可知，信息化环境下总账已经失去了存在的意义。 在日记账、明细账数据源唯一的情况下，由于计算机计算具有高度精确性的特点，不会出现数据转移、计算错误，日记账、明细账之间的核对就失去了意义。 3.报表编制实时化 手工方式下，报表的编制主要集中在月末进行，这和手工会计工作的特点是紧密联系在一起的。在信息化环境下，由于大量繁重的工作由计算机自动完成，账簿的登记、报表的编制变得非常简单，企业可以根据信息使用者的需求，随时通过网络以及其他途径披露相关的资产负债信息、经营成果、现金流量信息以及其他非财务信息。信息报告完全实现了实时化，这对信息使用者来说是非常重要的。 二、账簿形式和更正错账方法发生改变 手工会计中规定日记账必须采用订本账，总账和明细账可以采用活页账；账簿记录的错误可以采用划线更正法、补充登记法和红字冲销法。在信息化环境下，财务软件系统打印输出的账页是卷带状的，可装订成活页式，但不可能是订本式，只有到了一定时期，才可能装订成订本式账册，作为会计档案保管。在信息化环境下，记账是由计算机自动完成的，计算机系统在同一个数据库文件中取数，同时登记日记账、明细账等账簿，登记账簿的数据源是唯一的，记账过程中不会发生文字或数字转抄错误，划线更正法也就失去了应用的基础。对于一些特殊的错误，如编制会计分录时会计科目用错、借贷方金额同时减少或增加的情况，可以采用红字冲销法或补充登记法直接更正电子数据。 三、财务会计和管理会计合而为一 会计具有核算和管理两大职能，核算职能通过财务会计体现，管理职能通过管理会计体现。财务会计主要进行会计核算，被人们认为是报账型会计，即按照特定的会计准则或会计制度对企业的经济业务活动进行事后的核算和监督，单纯地提供信息和解释信息；管理会计主要利用财务会计提供的信息进行企业管理，如预测、决策、计划、控制、考核、分析等，被人们认为是经营型会计，即是按照企业管理的需要，灵活采用多种会计处理程序和方法，不仅反映过去，而且规划未来和控制现在。为了发挥会计的核算和管理职能，在国内外许多大型企业，一般设置财务会计和管理会计两套班子，分别负责核算和管理工作。在信息化环境下，财务会计的许多核算工作要么消失（如编制凭证、登记总账、账账核对），要么由计算机自动完成（如登记账簿、编制报表），财会人员可以从繁重的核算工作中解脱出来，将大量的精力转移到预测、决策、计划、控制等工作中来，在这种情况下，再设置两套班子就没有必要了，财务会计对外，管理会计对内的界限将重新消失了。 四、对会计人员素质提出更高要求 一方面，财会人员除了要熟练掌握财务会计知识外，还要掌握丰富的管理会计知识，以便充分发挥会计的管理职能，为企业科学决策提供依据。另一方面，需要掌握大量的计算机知识、网络知识。信息化环境下，大量的财务信息和非财务信息都保存在计算机数据库文件中，有些信息是能够直接利用的，大量的信息需要财会人员的进一步加工处理，而加工处理的前提则是要求财会人员掌握相关的计算机使用技术、数据挖掘技术，能够从数据库文件中挖掘出有用数据进行信息加工、存储、转移、报送等。除此之外，还要求财会人员具有更高的会计职业道德素质。信息化环境下，企业的财务信息和业务信息都保存在计算机硬盘上，通过口令和权限对操作员进行控制，如果会计人员泄露口令，势必对企业信息安全造成严重危害，而且计算机硬盘上的信息修改后不留痕迹，修改后很难被人发现。所以要求财会人员要恪守职业道德，严格遵守企业各项规章制度，按照正确的方法进行会计操作。 信息化环境下，会计工作除了发生上述改变外，会计岗位设置、档案管理等也会发生相应变化，这些变化相关文献已有介绍，笔者不再赘述。 |
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